IC Auto Encoder
Bereidt dossiers voor, vergelijkt documenten en voert gegevens in uw bestaande douanesoftware in.
Instant ClearanceDe aangever blijft. Handmatige invoer verdwijnt.
Uw documenten komen per e-mail binnen, in verschillende formaten en door elkaar. IC Auto Encoder maakt er een dossier van dat klaar is voor controle, met bij elke waarde de bijbehorende bron. Ontwikkeld door een douaneaangever, voor gegevensinvoer in de douanesoftware die u al gebruikt.
De mail komt binnenafzender herkendStap 1 van 7
De afzender wordt herkend, het onderwerp gelezen, de referentie gevonden. Op dat ogenblik wordt de workflow bepaald. Die workflows worden ingesteld en gecontroleerd door uw aangevers: zij bepalen welke afzender naar welk dossier gaat en welke documenten daar verwacht worden.
De stukken worden gesorteerdelk naar zijn dossierStap 2 van 7Bijlagen met onleesbare namen, een bestand met de naam « BL » dat in werkelijkheid de scan van de factuur bevat: u moet alles openen om te weten wat u hebt. Hier wordt elk document herkend voor wat het echt is, hernoemd en in zijn dossier gelegd. U opent een dossier dat al geordend is in plaats van een mailbox te sorteren.
De gegevens worden gelezenen met elkaar vergelekenStap 3 van 7Factuur, paklijst, cognossement, aankomstbericht, EUR.1, e-mail, tabel: ze komen binnen zoals ze zijn en in meervoud. Meerdere facturen en meerdere paklijsten op hetzelfde dossier, wat de regel wordt zodra een zending gegroepeerd is. Elke waarde houdt het spoor bij van het stuk waaruit ze komt, en wanneer twee stukken elkaar tegenspreken zegt het dossier dat, in plaats van in stilte te kiezen.
De aangifte wordt ingevuldregel per regelStap 4 van 7Er zijn twee werkwijzen. IC Auto Encoder voert gegevens op het scherm in zoals een medewerker dat zou doen, na kalibratie voor ondersteunde software. De aansluiting op andere software wordt samen met u voorbereid. Met onze suite Instant Clearance, die nog in ontwikkeling is, worden velden rechtstreeks via een API ingevuld. In beide gevallen behoudt u de controle en de goedkeuring.
De stukken worden gearchiveerdonder hun echte naamStap 5 van 7Vanaf de extractie wordt elk document onder zijn echte naam opgeborgen, met de dossierreferentie en de datum. Bij een controle achteraf vindt u het gevraagde stuk in enkele seconden terug, in plaats van het in een mailbox te moeten zoeken.
De vrijgave wordt opgevolgdtot het antwoord van de douaneStap 6 van 7Het MRN wordt gevolgd tot het antwoord van de administratie. Zodra de vrijgave binnenkomt, krijgt de persoon die het dossier opvolgt een bericht. Ieder stelt zelf in wat hij wil ontvangen: zijn eigen dossiers, die van een klant, of helemaal niets.
De stukken vertrekken weernaar de contacten van het dossierbinnenkortStap 7 van 7Na vrijgave wordt de invoer- of uitvoeraangifte naar vooraf ingestelde ontvangers doorgestuurd. U hoeft niet langer elke vrijgave handmatig te versturen of de bijbehorende documenten opnieuw te verzamelen.
De afzender wordt herkend, het onderwerp gelezen, de referentie gevonden. Op dat ogenblik wordt de workflow bepaald. Die workflows worden ingesteld en gecontroleerd door uw aangevers: zij bepalen welke afzender naar welk dossier gaat en welke documenten daar verwacht worden.
Bijlagen met onleesbare namen, een bestand met de naam « BL » dat in werkelijkheid de scan van de factuur bevat: u moet alles openen om te weten wat u hebt. Hier wordt elk document herkend voor wat het echt is, hernoemd en in zijn dossier gelegd. U opent een dossier dat al geordend is in plaats van een mailbox te sorteren.
Factuur, paklijst, cognossement, aankomstbericht, EUR.1, e-mail, tabel: ze komen binnen zoals ze zijn en in meervoud. Meerdere facturen en meerdere paklijsten op hetzelfde dossier, wat de regel wordt zodra een zending gegroepeerd is. Elke waarde houdt het spoor bij van het stuk waaruit ze komt, en wanneer twee stukken elkaar tegenspreken zegt het dossier dat, in plaats van in stilte te kiezen.
Er zijn twee werkwijzen. IC Auto Encoder voert gegevens op het scherm in zoals een medewerker dat zou doen, na kalibratie voor ondersteunde software. De aansluiting op andere software wordt samen met u voorbereid. Met onze suite Instant Clearance, die nog in ontwikkeling is, worden velden rechtstreeks via een API ingevuld. In beide gevallen behoudt u de controle en de goedkeuring.
Vanaf de extractie wordt elk document onder zijn echte naam opgeborgen, met de dossierreferentie en de datum. Bij een controle achteraf vindt u het gevraagde stuk in enkele seconden terug, in plaats van het in een mailbox te moeten zoeken.
Het MRN wordt gevolgd tot het antwoord van de administratie. Zodra de vrijgave binnenkomt, krijgt de persoon die het dossier opvolgt een bericht. Ieder stelt zelf in wat hij wil ontvangen: zijn eigen dossiers, die van een klant, of helemaal niets.
Na vrijgave wordt de invoer- of uitvoeraangifte naar vooraf ingestelde ontvangers doorgestuurd. U hoeft niet langer elke vrijgave handmatig te versturen of de bijbehorende documenten opnieuw te verzamelen.
3× sneller dan een aangever die met de hand controleert en invoert*
Alle zeven stappen in één programma, en elke stap past u moeiteloos met de hand aan.
*Winst vastgesteld bij onze testdossiers, vergeleken met ongeveer 15 minuten handmatige verwerking per invoerdossier, inclusief documentcontrole en berekeningen. Het resultaat hangt af van de workflow en de documenten; we meten het samen tijdens de demo.
**Illustratieve vensters, fictieve waarden. De echte schermen van het programma staan verderop.
MODULESde drie workflows + facturatie
De drie systemen, in de versie die vandaag geldt.binnenkort
De suite Instant Clearance is in ontwikkeling voor invoer via IDMS, uitvoer via AES, transit via NCTS en facturatie. België voerde NCTS fase 6 in op 1 april 2026; gestructureerde elektronische facturatie geldt sinds januari 2026 voor de betrokken Belgische B2B-transacties. De functies hieronder beschrijven deze toekomstige suite.
Invoer
IDMS
Gegevensverzamelingen H1 tot H6, aanzuivering van voorafgaande documenten, berekening van rechten en btw.
Uitvoer
AES
CC515C-bericht opgebouwd volgens het officiële schema, kantoren van uitgang en route.
Transit
NCTS fase 6
Vertrek en overname van T1: opening, aankomst, losopmerkingen.
Facturatie
Inbegrepen
De factuur wordt vanuit het dossier zelf opgemaakt, in elektronisch formaat.
IC VIGILANCE
Minder vakken om na te kijken, omdat ze al ingevuld binnenkomen.
Melden dat een vak ontbreekt vóór het versturen is niets bijzonders: douanesoftware doet dat al. Wat tijd wint, is zeggen welk vak, waar het in de aangifte staat, en u er rechtstreeks naartoe brengen in plaats van u te laten zoeken.
En de meeste ontbreken niet, omdat niemand ze intikt: de waarden worden uit uw documenten gelezen en vervolgens via een API ingevoerd in de aangifte. Elke waarde draagt haar bron: het brutogewicht komt van het cognossement, de waarde van de factuur, de oorsprong van de EUR.1, en het dossier toont u dat. Wat nog ontbreekt, wijst het programma aan: het vak, zijn plaats in de aangifte en de regel die het vereist.
Vervoer
Grensmodus
Binnenlandse modus
Type vervoermiddel
Artikel 1 · 4419 19 00 00
Oorsprong
Regio van bestemming
alles is volledig
Geplande verzending
Een dossier dat klaar is, vertrekt wanneer het moet: op het uur dat u bepaalt, of zodra de goederen worden aangebracht. U bereidt 's ochtends voor, het programma dient op het juiste moment in.
Een gepland dossier zegt of het zal kunnen vertrekken: groen wanneer het volledig is, rood zodra een vak ontbreekt. Een zending die niemand in het oog houdt, is net die waarvan het gat op voorhand zichtbaar moet zijn, niet op het uur van vertrek.
Verwittigd bij vrijgave
Een dossier dat zonder u vertrekt, moet naar u terugkeren. Zodra de administratie de vrijgave verleent, krijgt de persoon die het dossier opvolgt een bericht. Ieder stelt zelf in wat hij wil ontvangen: zijn eigen dossiers, die van een klant, of helemaal niets.
Niets wordt ooit vanzelf opnieuw verstuurd: een zending die afgewezen wordt, krijgt u eerst te zien voor ze opnieuw wordt ingediend.
TARICaltijd bijgewerkt
Douanerechten, berekend met de actuele tarieven.
Het Belgische douanetarief wordt dagelijks ingelezen, zonder handmatige actie. De rechten worden per tariefpost berekend op basis van de tarieven die op die dag gelden.
Elke maatregel in de juiste volgorde
Derdelandenrecht, preferentiële akkoorden, nationale maatregelen, toegepast in de volgorde waarin de administratie ze toepast.
Btw tegen het standaardtarief
De btw-tarieven zijn nog niet ingeladen: het standaardtarief wordt toegepast en het dossier zegt dat, in plaats van het te verzwijgen.
Officiële wisselkoersen
De maandkoersen van de administratie, toegepast op de bedragen in vreemde valuta.
FACTURATIE
De factuur komt uit de aangifte.
Voorschotten, prestaties en voorgeschoten kosten verzamelen zich terwijl het dossier vordert. De factuur wordt vanuit de aangifte zelf opgemaakt. Niet langer overtypen in een tweede programma, geen verschil meer tussen wat aangegeven en wat gefactureerd is.
Elektronisch formaat
Peppol BIS Billing 3.0 · UBL 2.1, conform EN 16931
Voorschotten en erelonen apart
Wat u voor uw klant voorschiet en wat u vergoedt, vallen niet onder hetzelfde btw-stelsel. De factuur maakt dat onderscheid vanzelf.
Historiek
Elke verzending getraceerd, elke status gedateerd
- Automatische scheiding van erelonen en voorschotten wanneer de Europese regel dat vereist.
- Belgische identificatiegegevens herkend: ondernemingsnummer of btw-nummer.
- Proforma, consolidatie, creditnota's: de volledige cyclus, in het dossier.
BEVEILIGINGuw dossiers, bij u
Uw gegevens komen die van niemand anders tegen.
Een douaneaangifte bevat uw klanten, uw leveranciers, uw prijzen. Dat is gevoelige commerciële informatie en ze wordt ook zo behandeld: één instantie per onderneming, geen gedeelde opslag.
Afscherming
Eén instantie per onderneming. Geen opslag gedeeld tussen klanten.
Traceerbaarheid
Het auditlogboek legt vast wie wat wanneer wijzigde. Bewaartermijnen en toegangsafspraken worden met uw onderneming vastgelegd.
Toegang
Accounts op naam, rechten per gebruiker
Back-ups
Doorlopend op onze servers, met een herstel dat getest is. En u bewaart uw eigen kopieën van uw aangiften als u dat wenst
Aanpak
Ontwikkeling volgens de vereisten van ISO 9001 en 27001
HET SCHERMéén scherm voor de hele dag
Het product, geen brochure.
Documenten, de wachtrij, de aangifte en TARIC op één plek. Een interface die de hele werkdag overzichtelijk blijft, van de ontvangst van documenten tot de controle van de aangifte.
Een interface gemaakt voor de aangever
De woorden op het scherm zijn die van de aangifte, niet die van software. We starten samen met u op, op uw eigen dossiers, tot uw aangevers zelfstandig werken.
Het vult in, het controleert, u beslist
Bij elke waarde ziet u het brondocument en een betrouwbaarheidsscore. Zodra een dossier binnenkomt, worden afwijkingen opgespoord: aantallen colli die niet overeenkomen, een ontbrekend gewicht of een ongeldige HS-code. Het betreffende veld wordt aangewezen, niet alleen het dossier.
Gekalibreerd op uw douanesoftware
Het vervangt niet wat u hebt: het sluit erop aan. De kalibratie is gedaan en bewezen op één douaneprogramma; voor een ander wordt ze op aanvraag opgezet.
Meldingen via uw berichtenapp
Vrijgave, controle of een dossier dat aandacht vraagt: belangrijke updates verschijnen in de berichtenapp van uw team. Iedereen kiest zelf welke meldingen hij of zij ontvangt.
Het document naast de bijbehorende gegevens
Elk stuk opent in het scherm, in zijn eigen formaat: pdf, Excel, e-mail… Het blijft naast de aangifte terwijl u naleest, en alle stukken van het dossier kunnen tegelijk worden getoond, zonder het scherm te verlaten. Geen gegoochel meer met vensters om te vinden waar een waarde vandaan komt.
Een ingebouwde rekenmachine, en een slimme
Ze doet alles wat een professionele rekenmachine doet, zonder het scherm te verlaten: percentages, geschiedenis, één tabblad per berekening. En ze bespaart tijd: douanewaarde, rechten, btw en pro rata staan al klaar, u vult alleen de vakken in, en uw eigen formules kunt u bewaren. Sleep een waarde uit de aangifte erin; het resultaat gaat op dezelfde manier terug naar het juiste vak. Valuta worden omgerekend tegen de ECB-koersen van de dag, met de herinnering dat de douane zelf de maandkoers toepast.
De preferentie, en het bewijs dat erbij hoort
Een toepasselijke tariefpreferentie kan de douanerechten verlagen. Het programma toont welke bewijsstukken nodig zijn: REX-nummer, oorsprongsverklaring en drempel. Ontbrekende of tegenstrijdige gegevens worden vóór de indiening gemeld. Daar komen de bijkomende documenten bij, en nog meer slimme functies gekoppeld aan de herkenning van de HS-code.
Het volledige Belgische tarief
67 000 posten, 330 000 preferentiële maatregelen, de vereiste documentcodes: raadpleegbaar in het scherm, niet in een tabblad ernaast, en elke nacht bijgewerkt.
In afwachting van het voorafgaande document
T1, zee, lucht: een dossier wacht vaak op een stuk dat nog niet bestaat. Het blijft in het oog gehouden, en zodra het binnenkomt wordt u verwittigd: de encoder vult de betrokken dossiers zelf aan.
Een eigen werkomgeving voor elke aangever
Eén account per aangever: zijn thema, voorkeuren en meldingen, op elke werkpost. Maar de dossiers worden gedeeld: een wijziging van de een is meteen zichtbaar bij de anderen, en iedereen kan er een notitie achterlaten voor zijn collega's. Het doel is niet dat één aangever alleen sneller werkt, maar dat het hele team samen sneller werkt.
Bij controle, het hele dossier bij de hand
Fysieke controle aangekondigd: geen twintig pagina's meer printen voor u naar de kaai vertrekt. Op een Windows-tablet of een laptop filtert u de historiek, opent u het dossier en staat elk stuk klaar: factuur, cognossement, paklijst, vrijgave. Knijpen vergroot een pagina als een loep.
En nog veel meer
Een werkscherm wordt beoordeeld op zijn details, en het zijn er te veel om hier op te sommen: sneltoetsen, zoeken, controles, instellingen per klant. De kortste weg om ze te zien, is het programma op uw eigen dossiers te laten draaien.
BEIDE PRODUCTENlezen en controleren, dan aangevenbinnenkort
In productie In ontwikkeling
Meerdere documenten. Eén consistente aangifte.
Verschillende platformen kunnen een document lezen, en sommige doen dat goed. Daar ligt de moeilijkheid niet. Die duikt op bij de zware dossiers: vijftien tariefposten, meerdere containers, twee stukken die niet hetzelfde zeggen. Daar geeft het automatisch lezen het op, en net daar is deze motor verfijnd.
Het programma draait zonder AI. De extractie steunt op motoren die per documenttype geschreven zijn: ze geven bij elke doorgang hetzelfde resultaat, en elke waarde is te herleiden tot de precieze plek waar ze vandaan komt.
AI zit standaard niet in de keten. Ze kan worden ingeschakeld op welbepaalde stappen, daar waar zo'n motor niets te lezen heeft: een onleesbare scan, een handgeschreven vermelding. U beslist of die stap wordt aangezet, dossier per dossier.
Twee producten, en het ene vervangt het andere niet
Instant Clearance
De toekomstige suite voor invoer-, uitvoer- en transitaangiften, met geïntegreerde facturatie.
Het zijn twee afzonderlijke stukken, en dat is bewust. IC Auto Encoder leest en controleert; de andere doet aangifte. U kunt de tweede alleen nemen. U kunt de eerste ook aansluiten op wat u al gebruikt.
De motor is niet bedacht als een hulpmiddel om documenten om te zetten. Hij is bedacht door een aangever, voor de werkdag van een aangever: de klant herkennen aan het ontvangen bestand, de stukken naar het juiste dossier sturen, vergelijken wat ze zeggen, en een aangifte afleveren om na te lezen in plaats van een tabel om over te typen.
Het werkt op geconfigureerde workflows: een terugkerende leverancier, een vaste klant, de documenten die men van hem verwacht. Op die workflows levert het een dossier dat volledig, gecontroleerd en klaar om te versturen is. En wat het niet kon vaststellen, wijst het aan in plaats van het in te vullen. Die tweede zin maakt het verschil tussen een hulpmiddel dat u bewaakt en een hulpmiddel waaraan u delegeert. Een nieuwe workflow wordt samen met u opgezet, op uw eerste dossiers.
WAT VAN U ISzonder tegenprestatie
Het programma is van u, niet omgekeerd.
Douanesoftware nestelt zich in het hart van het werk. Ze kan een afhankelijkheid worden of een hulpmiddel blijven. Dat wordt beslist door wat men u toekent, niet door wat men u belooft.
De volledige douaneketen
Invoer, uitvoer, transit en de facturatie die eruit volgt, in hetzelfde programma. Eén dossier, van het eerste document tot de factuur.
Geen leveranciersafhankelijkheid
Uw dossiers, uw archieven en uw gegevens exporteren volledig, in open formaten. Als u vertrekt, vertrekt alles met u mee.
Opzegbaar wanneer u wilt
Geen looptijdverbintenis. De toegang wordt op uw verzoek afgesloten, en het terughalen van uw gegevens wordt niet onderhandeld op het ogenblik van vertrek.
U houdt de controle
Alles wat wordt voorgesteld, kan worden gecorrigeerd. Geen enkel veld is vergrendeld omdat het automatisch is ingevuld, en het volledige detail blijft achter elke waarde raadpleegbaar.
HOE WE WERKENdrie stappen, zonder verbintenis
We beginnen klein, en we meten.
-
U bezorgt ons twee of drie dossiers
Een kort gesprek. U kiest twee of drie terugkerende dossiers die veel tijd kosten, met dezelfde leveranciers en documenttypen. We beginnen met die workflows.
Niets voor te bereiden: de dossiers zoals ze bij u binnenkwamen volstaan.
-
We richten uw workflow in en tonen u het resultaat
We stellen de workflow in op basis van uw dossiers, zonder dat u erbij hoeft te zijn. Tijdens het tweede gesprek ziet u wat automatisch is ingevuld, welke afwijkingen zijn gemeld en wat nog aandacht vraagt.
U vertrekt met het cijfer, ook als u niet verdergaat. Overtuigt het u niet, dan weet u dat na twee gesprekken.
-
We breiden uit, op uw tempo
We gaan over naar uw andere vaste klanten, één workflow per keer. De gegevens komen terecht in de douanesoftware die u al gebruikt en u valideert zoals gewoonlijk: uw handelingen veranderen niet.
Een leverancier verandert vroeg of laat de opmaak van zijn documenten. De workflow wordt dan opnieuw afgesteld op de nieuwe: dat is bijsturen, geen heropbouw, en het geldt voor alle dossiers die volgen.
Uw dossiers en uw archieven exporteren volledig, op elk ogenblik. Als u stopt, vertrekt alles met u mee.
Twee korte gesprekken. Daartussen stellen we de workflow af op uw eigen dossiers en ziet u het resultaat, of u nu verdergaat of niet.
VRAGEN
Veelgestelde vragen
Vragen over dit product
Wat een aangever wil weten voor hij zijn dossiers aan een programma toevertrouwt.
Moet ik mijn huidige douanesoftware opgeven?
Nee, en dat zou de verkeerde volgorde zijn. We vertrekken van waar u staat: de gegevens uit uw documenten komen terecht in het programma dat u al gebruikt en u valideert zoals gewoonlijk. Uw handelingen veranderen niet, uw verantwoordelijkheid evenmin. Het programma vangt het volume van uw terugkerende workflows op, zodat uw aangevers meer tijd hebben voor uitzonderingen, controles en validatie.
De dag dat het resultaat u overtuigt, gaat onze eigen douanesoftware verder dan deze eerste opstelling: de gegevens komen rechtstreeks in de aangifte terecht, zonder tussenstap, en uw tussenkomst beperkt zich bijna altijd tot nalezen en valideren. De demonstratie op uw eigen dossiers toont het u.
Wat gebeurt er als u ermee ophoudt?
Uw dossiers, uw archieven en uw gegevens exporteren volledig, in open formaten, op elk ogenblik en zonder het te moeten vragen. Dat is het enige antwoord dat iets waard is: een belofte van continuïteit bindt alleen wie ernaar luistert.
Waar staan mijn gegevens?
In een instantie die alleen aan uw onderneming toebehoort, gehost in Europa en onderworpen aan de AVG. Niets wordt tussen klanten gedeeld: geen gemeenschappelijke databank, geen gedeelde gegevensverzameling.
De bewaartermijnen voor auditlogboeken en documenten worden met uw onderneming vastgelegd, afhankelijk van de gegevens en de toepasselijke verplichtingen.
Leest het de documenten van mijn leveranciers?
Dat is net wat de demonstratie nagaat, en op uw documenten, niet op een voorbeeld. Bezorg ons twee of drie terugkerende dossiers: we stellen de bijbehorende workflow af en tonen u daarna wat eruit komt. De motor werkt op geconfigureerde workflows: één leverancier, de documenten die men van hem verwacht.
En wanneer de administratie haar regels wijzigt?
Dat is het vak. De regels bewegen voortdurend: codelijsten, validatieregels, berichtversies. En de grootste verandering is al aangekondigd: door de Europese douanehervorming gaan aangiften stapsgewijs, tegen 2034, via een Europese douanedatahub.
Daar is geen nieuw programma voor nodig, wel hetzelfde dat zich aanpast: uw invoer- en uitvoeraangiften en uw T1's vertrekken via het kanaal dat geldt, op de dag dat het verandert, zonder dat u eraan moet denken. Het is het programma dat het verschil opvangt, nooit u.
En mochten we daar niet in slagen, dan zit u niet vast: uw dossiers en uw archieven exporteren volledig, op elk ogenblik, in open formaten.
Hoe lang duurt het om te starten?
Voor IC Auto Encoder beginnen we met terugkerende dossiers om de workflows samen met u in te stellen en te controleren. De doorlooptijd hangt af van uw documenten en software en wordt tijdens het eerste gesprek besproken. De douanesuite Instant Clearance is nog in ontwikkeling.
Moet ik iets installeren?
IC Auto Encoder gebruikt een lichte desktopclient die met de verwerkingsdienst is verbonden. We begeleiden de installatie en de aansluiting op uw douanesoftware.
En als meerdere aangevers tegelijk werken?
Elke aangever heeft zijn eigen encoder: dossiers worden parallel voorbereid, één per sessie. Het programma wacht niet tot een dossier klaar is om aan het volgende te beginnen: terwijl u naleest, worden de volgende voorbereid.
De gewonnen tijd volgt dus zowel het aantal aangevers als het aantal dossiers. Een team van drie gaat niet drie keer trager dan één persoon alleen.
Onze API-injecties doen dit werk toch al grotendeels?
Ze doen de invoer, en dat doen ze goed wanneer de gegevens volledig zijn. Dat zijn ze zelden: een gewicht dat ontbreekt, een oorsprong die er niet staat, een HS-code die de klant niet meestuurt. Het programma sluit er zowel vóór als na aan: het vult aan wat ontbreekt op basis van de documenten in het dossier, in plaats van de declarant zelf het stuk te laten zoeken.
En het kent de historiek van die klant. Een oorsprong die verandert, een ongebruikelijke HS-code, een waarde buiten de gebruikelijke marge: de afwijking wordt tijdens de voorbereiding gesignaleerd. Zonder die historiek komt ze pas bij de indiening aan het licht, tegenover de douane, en daar kost ze geld.
Verandert de Europese douanehervorming alles?
De kalender is openbaar. De Raad gaf op 3 september 2026 groen licht: de Europese Customs Data Hub opent op 1 juli 2028 voor e-commercezendingen en wordt op 1 maart 2034 verplicht voor alle stromen.
Het verandert niets aan wat het programma vandaag doet. Het leest uw documenten, vergelijkt ze en bereidt de aangifte voor; wat verandert is waar die aangifte naartoe gaat. Dat is aan ons om te volgen, niet aan u. En u hoeft niet tot 2034 te wachten om te stoppen met het overtypen van brutogewichten.
Wat is de volgende stap?
Twee gesprekken. Bij het eerste, een kort, bezorgt u ons twee of drie terugkerende dossiers: die welke terugkomen met dezelfde leveranciers en dezelfde documenten. We stellen de workflow af op die dossiers, zonder dat u erbij hoeft te zijn.
Bij het tweede gesprek ziet u het resultaat op uw eigen documenten: wat vanzelf werd ingevuld, wat als twijfelachtig werd gemeld, wat met de hand overblijft. U vertrekt met een duidelijk beeld van wat uw week verliest aan intikken en controleren, of u nu verdergaat of niet.
CONTACT
Begin met de dossiers die u de meeste tijd kosten.
Kies twee of drie vaste klanten van wie u wekelijks documenten verwerkt. We bereiden de demonstratie voor met die dossiers, zodat u het resultaat aan uw dagelijkse werk kunt toetsen.
U ziet de uitgelezen gegevens, hun bronnen en de uitgevoerde controles. Samen meten we de tijdwinst en bepalen we waar nog menselijke tussenkomst nodig is.
Aanvraag verzonden. U krijgt binnen 24 uur persoonlijk antwoord.
Wettelijke vermeldingen
Uitgever van de site: William Spreuwers, natuurlijke persoon, gevestigd in België. Contact: contact@instantclearance.eu.
Verantwoordelijk voor de publicatie: de hierboven genoemde natuurlijke persoon. De site wordt in Europa gehost.
De inhoud van deze site (teksten, mock-ups, code en onderscheidende tekens) is beschermd. De gegevens in de schermafbeeldingen en mock-ups zijn fictief: er komt geen enkel klantendossier in voor.
Deze site stelt software voor. Ze vormt noch douaneadvies, noch een contractueel aanbod: de voorwaarden van een verbintenis staan in het contract dat tussen de partijen wordt ondertekend. Deze site wordt in het Frans, het Engels en het Nederlands gepubliceerd; bij enige afwijking heeft de Franse versie voorrang.
AI-beleid
1. Wat het systeem doet
Het leest de documenten van een dossier, haalt er gegevens uit, vergelijkt ze met elkaar en bereidt een aangifte voor. Het signaleert wat ontbreekt en wat niet overeenstemt. De extractie steunt op deterministische motoren per documenttype; verwerking door artificiële intelligentie vindt alleen plaats op stappen waar ze uitdrukkelijk is aangezet, en nooit standaard.
2. Wat het niet doet
Het neemt geen beslissingen in uw plaats. Een geplande indiening berust op expliciete goedkeuring en de regels die u hebt ingesteld; de planning vervangt die goedkeuring niet.
3. Menselijk toezicht
Elke aangifte wordt door een aangever gevalideerd voor ze wordt verstuurd. De verantwoordelijkheid voor de inhoud ligt bij hem, en het programma is gebouwd om hem de tijd terug te geven om ze na te lezen.
4. Traceerbaarheid
Elke waarde die in een aangifte terechtkomt, houdt het spoor bij van het document waaruit ze komt. Wat niet kon worden vastgesteld, wordt als zodanig getoond in plaats van ingevuld.
5. Leren
Het verfijnen gebeurt op uw eigen workflows, binnen uw instantie. Uw documenten en uw gegevens worden niet gebruikt om de dienst van een andere klant te verbeteren en worden niet gedeeld.
6. Grenzen
Een aannemelijke maar foute waarde kan door de vormcontroles glippen. Het programma vermindert het invoer- en controlewerk; het vervangt niet het oordeel van de aangever over indeling, oorsprong of douanewaarde.
7. Regelgevend kader
Wij volgen de ontwikkeling van de Europese verordening inzake artificiële intelligentie en de daarmee samenhangende teksten, evenals de AVG-bepalingen over geautomatiseerde verwerking. Verplichtingen die op de dienst van toepassing worden, zullen worden uitgevoerd en deze pagina zal worden bijgewerkt. De kwalificatie van de dienst onder die verordening wordt met onze raadsman vastgesteld en wordt u op verzoek meegedeeld.
Privacy van de website en demonstraties
Deze site plaatst geen cookies en gebruikt geen reclametrackers. Om te weten hoeveel mensen de site bezoeken, uit welk land en waar ze vandaan komen, en welke tabbladen ze openen, houdt de server een technisch logboek van de bezoeken bij (IP-adres, browser, pagina, verwijzende site; het land wordt op de server zelf uit het adres afgeleid): het wordt 30 dagen bewaard, daarna blijven alleen anonieme totalen over. Hosting brengt technische verzoeken met zich mee; de lettertypen worden door de site zelf geleverd. Uw taalvoorkeur wordt in uw browser bewaard.
Verantwoordelijkheid en gebruik. William Spreuwers is de verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die via deze website worden ontvangen. Contact: contact@instantclearance.eu. Het formulier verstuurt wat u invult: naam, onderneming, e-mail, telefoonnummer, douanesoftware, aangiftevolume en bericht. Ook de ontvangstdatum en taal worden geregistreerd. Deze informatie dient om uw vraag te beantwoorden en de demonstratie voor te bereiden, als maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst. Optionele velden mogen leeg blijven.
Toegang en bewaring. William Spreuwers behandelt uw vraag. Technische dienstverleners voor hosting en berichtbezorging kunnen deze informatie ook verwerken; Telegram-meldingen kunnen worden gebruikt als dat kanaal is ingeschakeld. Gegevens worden niet verkocht of gebruikt voor marketing door derden. Contactberichten worden bewaard tijdens de behandeling en opvolging van uw vraag en daarna verwijderd, tenzij een wettelijke verplichting van toepassing is. Kopieën van documenten die uitsluitend voor een demonstratie worden toevertrouwd, worden onmiddellijk na afloop verwijderd. Dossiers die vervolgens in IC Auto Encoder of Instant Clearance worden verwerkt, vallen onder de contractuele afspraken en de bewaarplichten voor elke documentcategorie; deze verklaring legt daarvoor geen algemene bewaartermijn van tien jaar vast.
U kunt op elk ogenblik toegang tot uw gegevens vragen, de verbetering of de wissing ervan, of zich tegen de verwerking verzetten, door te schrijven naar contact@instantclearance.eu. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.