IC Auto Encoder
Prépare les dossiers, rapproche les pièces et saisit les données dans votre logiciel douanier existant.
Instant Clearance
Le déclarant reste. La saisie, non.
Vos documents arrivent par e-mail, dans des formats et un ordre variables. IC Auto Encoder les rassemble en dossier prêt à relire, avec la source de chaque valeur. Conçu par un déclarant, il prépare la saisie dans le logiciel douanier que vous utilisez déjà.
Le mail arriveexpéditeur reconnuÉtape 1 sur 7
L'expéditeur est reconnu, le sujet lu, la référence repérée. Le flux est décidé à ce moment-là. Ces flux sont réglés et contrôlés par vos déclarants : ce sont eux qui disent quel expéditeur va vers quel dossier et quels documents y sont attendus.
Les pièces sont triéeschacune vers son dossierÉtape 2 sur 7Des pièces jointes aux noms illisibles, un fichier appelé « BL » qui contient en réalité le scan de la facture : il faut tout ouvrir pour savoir ce qu'on a. Ici chaque document est reconnu pour ce qu'il est vraiment, renommé et rangé dans son dossier. Vous ouvrez un dossier déjà classé au lieu de trier une boîte mail.
Les données sont lueset confrontées entre ellesÉtape 3 sur 7Facture, packing list, connaissement, avis d'arrivée, EUR.1, e-mail, tableau : ils entrent tels qu'ils sont et en nombre. Plusieurs factures et plusieurs listes de colisage sur un même dossier, ce qui devient la règle dès qu'un envoi se groupe. Chaque valeur garde la trace de la pièce dont elle vient et quand deux pièces se contredisent, le dossier le dit au lieu de choisir en silence.
La déclaration se remplitligne par ligneÉtape 4 sur 7Deux parcours selon le logiciel utilisé. IC Auto Encoder saisit les données à l’écran, comme un opérateur, après calibration sur un logiciel pris en charge. La mise en place d’un autre logiciel se prépare avec vous. Avec notre suite Instant Clearance, encore en développement, les champs seront alimentés directement par API. Dans les deux cas, vous gardez la relecture et la validation.
Les pièces sont archivéessous leur vrai nomÉtape 5 sur 7Dès l'extraction, chaque document est rangé sous son vrai nom, avec la référence du dossier et sa date. Lors d'un contrôle a posteriori, la pièce réclamée se retrouve en quelques secondes au lieu de se chercher dans une boîte mail.
La mainlevée est suiviejusqu'au retour de la douaneÉtape 6 sur 7Le MRN est suivi jusqu'au retour de l'administration. Dès que la mainlevée tombe, la personne qui suit le dossier reçoit un message. Chacun règle ce qu'il veut recevoir : ses propres dossiers, ceux d'un client, ou rien du tout.
Les pièces repartentvers les contacts du dossierbientôtÉtape 7 sur 7À la mainlevée, la déclaration d'import ou d'export repart vers des destinataires prédéfinis. Fini d'envoyer chaque release à la main, dossier par dossier, en rouvrant sa messagerie pour rassembler les pièces une à une.
3× plus vite qu'un déclarant qui vérifie et encode manuellement*
*Gain observé sur nos dossiers de test, comparé à environ 15 minutes de traitement manuel par dossier d’import, lecture et calculs compris. Le résultat dépend du flux et des documents ; il est mesuré avec vous pendant la démonstration.
MODULESles trois flux + facturation
Les trois systèmes, dans leur version en vigueur.bientôt
La suite Instant Clearance est en développement pour l’import IDMS, l’export AES, le transit NCTS et la facturation. La Belgique a déployé NCTS phase 6 le 1er avril 2026 ; la facturation électronique structurée s’applique depuis janvier 2026 aux opérations B2B belges concernées. Les fonctions présentées ci-dessous décrivent cette suite en préparation.
Import
IDMS
Jeux de données H1 à H6, apurement des documents précédents, calcul des droits et de la TVA.
Export
AES
Message CC515C construit contre le schéma officiel, bureaux de sortie et itinéraire.
Transit
NCTS phase 6
Départ et prise en charge T1 : ouverture, arrivée, remarques de déchargement.
Facturation
Incluse
La facture se prépare depuis le dossier, au format électronique.
IC VIGILANCE
Moins de cases à vérifier, parce qu'elles arrivent remplies.
Signaler qu'une case manque avant l'envoi n'a rien d'exceptionnel : les logiciels de douane le font déjà. Ce qui fait gagner du temps, c'est de dire laquelle, à quel endroit de la déclaration et de vous y conduire directement, au lieu de vous laisser la chercher.
Et la plupart ne manquent pas, parce que personne ne les tape : les valeurs sont lues dans vos documents, puis injectées par API dans la déclaration. Chacune porte sa source : le poids brut vient du connaissement, la valeur de la facture, l'origine de l'EUR.1 et le dossier vous le montre. Ce qui manque encore, le programme le désigne : la case, sa place dans la déclaration et la règle qui l'exige.
Transport
Mode frontière
Mode intérieur
Type de moyen
Article 1 · 4419 19 00 00
Origine
Région de destination
tout est complet
Envoi programmé
Un dossier prêt part quand il doit partir : à l'heure que vous fixez, ou dès que la marchandise est présentée. Vous préparez le matin, le programme dépose au bon moment.
Un dossier programmé dit s'il pourra partir : vert quand il est complet, rouge dès qu'un champ manque. Un envoi que personne ne surveille est justement celui dont le trou doit se voir à l'avance, pas à l'heure du départ.
Prévenu à la mainlevée
Un dossier qui part sans vous doit revenir vers vous. Dès que l'administration donne la mainlevée, la personne qui suit le dossier reçoit un message. Chacun règle ce qu'il veut recevoir : ses propres dossiers, ceux d'un client, ou rien du tout.
Rien ne se renvoie jamais tout seul : un envoi qui tombe en rejet vous est présenté avant d'être rejoué.
TARICtoujours à jour
Les droits de douane, au taux du jour.
Le tarif belge est repris chaque jour, sans que personne n'ait à le déclencher. Les droits sont calculés position par position, sur les taux en vigueur ce jour-là.
Chaque mesure à son rang
Droit tiers, accords préférentiels, mesures nationales, appliqués dans l'ordre où l'administration les applique.
TVA au taux standard
Les taux de TVA ne sont pas encore repris : le taux standard s'applique et le dossier le signale au lieu de le taire.
Taux de change officiels
Les taux mensuels de l'administration, appliqués aux montants en devise.
FACTURATION
La facture sort de la déclaration.
Débours, prestations et frais avancés se rassemblent au fil du dossier. La facture se prépare depuis la déclaration elle-même, plus de reprise dans un second outil, plus d'écart entre ce qui a été déclaré et ce qui est facturé.
Format électronique
Peppol BIS Billing 3.0 · UBL 2.1, aligné EN 16931
Débours et honoraires séparés
Ce qui est avancé pour votre client et ce qui vous rémunère ne suivent pas le même régime de TVA. La facture les distingue d'elle-même.
Historique
Chaque envoi tracé, chaque état daté
- Séparation automatique des honoraires et des débours quand la règle européenne l'impose.
- Identifiants belges reconnus : numéro d'entreprise ou numéro de TVA.
- Proforma, consolidation, avoirs, le cycle complet, dans le dossier.
SÉCURITÉvos dossiers, chez vous
Vos données ne croisent celles de personne.
Une déclaration en douane porte vos clients, vos fournisseurs, vos prix. Ce sont des informations commerciales sensibles et elles se traitent comme telles : une instance par entreprise, aucun stockage partagé.
Isolation
Une instance par entreprise. Aucun stockage partagé entre clients.
Traçabilité
Journal d’audit : qui a modifié quoi, et quand. La durée de conservation et les modalités d’accès sont précisées avec votre entreprise.
Accès
Comptes nominatifs, droits par utilisateur
Sauvegardes
En continu sur nos serveurs, avec une restauration testée. Et vous gardez vos propres copies de vos déclarations si vous le souhaitez
Démarche
Développement conduit selon les exigences ISO 9001 et 27001
L'ÉCRANune seule vue pour la journée
Le produit, pas une brochure.
Les documents, la file, la déclaration et le TARIC au même endroit. Une interface pensée pour rester lisible tout au long de la journée, de la réception des pièces à la relecture.
Une interface optimisée pour le déclarant
Les mots à l'écran sont ceux de la déclaration, pas ceux d'un logiciel. La prise en main se fait avec vous, sur vos dossiers, jusqu'à ce que vos déclarants travaillent seuls.
Il remplit, il contrôle, vous tranchez
Chaque valeur porte sa pièce d'origine et un indice de confiance. Dès l'arrivée du dossier les écarts sont calculés : colis qui ne retombent pas, poids absent, code HS qui n'existe plus. La case exacte est pointée, pas le dossier entier.
Calibré sur votre programme de douane
Il ne remplace pas l'outil que vous avez : il s'y branche. La calibration est faite et éprouvée sur un programme de douane ; pour un autre, elle se met en place à la demande.
Prévenu sur votre messagerie
Mainlevée, contrôle, dossier bloqué : ce qui compte arrive sur la messagerie de votre équipe. Chacun règle ce qu'il veut recevoir, ou rien du tout.
La pièce à côté de la donnée
Le document reste ouvert pendant que vous relisez. Plus besoin d'ouvrir un PDF dans une autre fenêtre, de chercher la case, puis de revenir : ce qui a été lu et la pièce dont ça vient sont côte à côte.
Les valeurs, et de quoi les vérifier
Procédure, préférence, origine, REX, EUR.1, antidumping : chaque case porte sa valeur et d'où elle vient. La calculatrice est dans l'écran, avec les taux BCE du jour, et elle rappelle que la douane, elle, applique le taux mensuel.
La préférence, et la preuve qui va avec
Une préférence tarifaire applicable peut réduire les droits. Le programme la signale avec les justificatifs nécessaires : numéro REX, déclaration d’origine, seuil. Les éléments manquants ou incohérents sont présentés avant l’envoi.
Le tarif belge en entier
67 000 positions, 330 000 mesures préférentielles, les codes de documents exigés : consultables dans l'écran, pas dans un onglet à côté.
En attente du document précédent
T1, maritime, aérien : un dossier attend souvent une pièce qui n'existe pas encore. Elle reste guettée, et dès qu'elle arrive vous êtes prévenu : l'encodeur va compléter lui-même les dossiers concernés.
Chacun sa session
Un compte par déclarant : son thème, ses préférences, et sa messagerie configurée pour lui, avec les dossiers qu'il suit et les notifications qu'il veut recevoir. D'un poste à l'autre, il retrouve son écran.
Et bien d'autres
Un écran de travail se juge sur ses détails, et ils sont trop nombreux pour tenir ici : raccourcis, recherche, contrôles, réglages par client. Le plus court chemin pour les voir, c'est de regarder le programme tourner sur vos propres dossiers.
LES DEUX PRODUITSlire et vérifier, puis déclarerbientôt
Disponible en démonstration En développement
Plusieurs pièces. Une déclaration cohérente.
Plusieurs plateformes savent lire un document et certaines le font bien. La difficulté n'est pas là. Elle apparaît sur les dossiers qui pèsent : quinze positions tarifaires, plusieurs conteneurs, deux pièces qui ne disent pas la même chose. C'est là que la lecture automatique rend la main et c'est exactement là que ce moteur a été affiné.
Le programme tourne sans IA. L'extraction repose sur des moteurs écrits pour chaque type de document : ils rendent le même résultat à chaque passage, et chaque valeur se rattache à l'endroit exact d'où elle vient.
L'IA n'est pas dans la chaîne par défaut. Elle peut être appelée à des étapes précises, là où un moteur déterministe n'a rien à lire : un scan illisible, une mention manuscrite. C'est vous qui décidez si cette étape est activée, dossier par dossier.
Deux produits et l'un ne remplace pas l'autre
Instant Clearance
La suite prévue pour déclarer en import, export et transit, avec facturation intégrée.
Ce sont deux pièces distinctes et c'est délibéré. IC Auto Encoder lit et vérifie ; l'autre déclare. On peut prendre la seconde seule. On peut aussi brancher la première sur ce que vous utilisez déjà.
Le moteur n'a pas été pensé comme un outil de conversion de documents. Il a été pensé par un déclarant, pour la journée d'un déclarant : reconnaître le client au fichier reçu, router les pièces vers le bon dossier, confronter ce qu'elles disent et livrer une déclaration à relire plutôt qu'un tableau à recopier.
Il travaille sur des flux configurés : un fournisseur récurrent, un client régulier, les documents qu'on attend de lui. Sur ces flux-là, il livre un dossier complet et vérifié, prêt à l'envoi. Et ce qu'il n'a pas pu établir, il le désigne au lieu de le combler. C'est cette seconde phrase qui fait la différence entre un outil qu'on surveille et un outil auquel on délègue. Un nouveau flux se met en place avec vous, sur vos premiers dossiers.
CE QUI VOUS APPARTIENTsans contrepartie
L'outil est à vous, pas l'inverse.
Un logiciel de douane s'installe au centre du métier. Il peut devenir une dépendance ou rester un outil, cela se décide dans ce qu'on vous accorde, pas dans ce qu'on vous promet.
La suite douanière entière
Import, export, transit et la facturation qui en découle, dans le même programme. Un seul dossier, du premier document à la facture.
Aucun enfermement
Vos dossiers, vos archives et vos données s'exportent en entier, dans des formats ouverts. Si vous partez, tout part avec vous.
Révocable quand vous voulez
Pas d'engagement de durée. L'accès se coupe à votre demande et la récupération de vos données ne se négocie pas au moment du départ.
Vous gardez la main
Tout ce qui est proposé se corrige. Aucun champ n'est verrouillé au prétexte qu'il a été rempli tout seul et le détail complet reste consultable derrière chaque valeur.
COMMENT ON TRAVAILLEtrois étapes, sans engagement
On commence petit, et on mesure.
-
Vous nous confiez deux ou trois dossiers
Un appel court. Vous choisissez deux ou trois dossiers récurrents qui vous prennent du temps, avec les mêmes fournisseurs et les mêmes types de documents. Nous commençons par ces flux.
Rien à préparer : les dossiers tels qu'ils vous sont arrivés suffisent.
-
On règle le flux, puis on vous montre
Nous configurons le flux sur vos dossiers, sans mobiliser votre équipe. Au second appel, vous voyez ce qui s’est rempli automatiquement, les écarts signalés et ce qui reste à traiter.
Vous repartez avec le chiffre, même si vous n'allez pas plus loin. S'il ne vous convainc pas, vous l'aurez su en deux appels.
-
On étend, à votre rythme
On passe aux autres clients réguliers, un flux à la fois. Les données arrivent dans le programme de douane que vous utilisez déjà et vous validez comme d'habitude : vos gestes ne changent pas.
Un fournisseur finit toujours par changer la mise en page de ses documents. Le flux se reprend alors sur les nouveaux : c'est un réglage, pas une reconstruction, et il vaut pour tous les dossiers qui suivront.
Vos dossiers et vos archives s'exportent en entier à tout moment. Si vous arrêtez, tout part avec vous.
Deux appels courts. Entre les deux, on règle le flux sur vos propres dossiers et vous en voyez le résultat, que la suite vous intéresse ou non.
QUESTIONS
Questions fréquentes
Questions sur ce produit
Ce qu'un déclarant veut savoir avant de confier ses dossiers à un programme.
Qui est responsable si une déclaration est refusée ?
Le déclarant conserve la responsabilité de la déclaration qu’il valide. Le logiciel l’aide à préparer et à vérifier les données ; il ne remplace pas son appréciation professionnelle.
Les contrôles sont configurés par flux pour repérer les écarts récurrents et les présenter avant l’envoi. Une nouvelle situation peut toujours nécessiter une vérification humaine.
Dois-je abandonner mon logiciel de douane actuel ?
Non et ce ne serait pas le bon ordre. On part de là où vous êtes : les données tirées de vos documents arrivent dans le programme que vous utilisez déjà et vous validez comme d’habitude. Vos gestes ne changent pas, votre responsabilité non plus. Son rôle est d’absorber le volume de vos flux récurrents, pour que vos déclarants consacrent davantage de temps aux exceptions, aux contrôles et à la validation.
Le jour où le résultat vous convainc, notre programme de douane apporte ce que ce premier montage ne peut pas donner : les champs sont servis directement, sans reproduire la saisie d’un opérateur et sans le délai qui va avec. Sur un flux connu, l’objectif est de 99 % des champs servis sans correction ; la démonstration sur vos propres dossiers vous donne le chiffre réel.
Que se passe-t-il si vous arrêtez ?
Vos dossiers, vos archives et vos données s'exportent en entier, dans des formats ouverts, à tout moment et sans le demander. C'est la seule réponse qui vaille : une promesse de continuité n'engage que celui qui l'écoute.
Où sont mes données ?
Dans une instance qui n’appartient qu’à votre entreprise, hébergée en Europe et soumise au RGPD. Rien n’est mutualisé entre clients : ni base commune, ni jeu de données partagé.
La durée de conservation du journal d’audit et des documents est précisée avec votre entreprise, selon les données et les obligations applicables.
Est-ce que ça lit les documents de mes fournisseurs ?
C'est précisément ce que la démonstration vérifie, et sur vos documents, pas sur un exemple. Confiez-nous deux ou trois dossiers récurrents : on règle le flux correspondant, puis on vous montre ce qui en sort. C'est sur des flux configurés que le moteur travaille : un fournisseur, les documents qu'on attend de lui.
Et quand l'administration change ses règles ?
C'est le métier, et l'essentiel est devant nous. Les systèmes douaniers nationaux convergent vers un cadre européen commun : à terme, import, export et transit passeront par la même voie. Un programme de douane qui ne suit pas ces échéances ne devient pas moins pratique, il devient inutilisable.
Suivre, c'est donc le travail, pas une option : déposer vos déclarations d'import, d'export et vos T1 par la voie en vigueur le jour où elle change, sans que vous ayez à y penser. C'est le programme qui absorbe l'écart, jamais vous.
Et si nous n'y arrivions pas, vous ne seriez pas pris au piège : vos dossiers et vos archives s'exportent en entier, à tout moment, dans des formats ouverts.
Combien de temps pour démarrer ?
Pour IC Auto Encoder, nous commençons par vos dossiers récurrents afin de régler et vérifier les flux avec vous. Le délai dépend des documents et du logiciel utilisé ; il est précisé lors du premier échange. La suite douanière Instant Clearance est encore en développement.
Faut-il installer quelque chose ?
IC Auto Encoder utilise un client léger sur votre poste, relié au service de traitement. L’installation et la connexion à votre logiciel douanier sont préparées avec vous.
Et si plusieurs déclarants travaillent en même temps ?
Chaque déclarant a son propre encodeur : les dossiers se préparent en parallèle, un par session. Le programme n'attend pas qu'un dossier soit terminé pour commencer le suivant : pendant que vous relisez, les suivants se préparent.
Le temps gagné suit donc le nombre de déclarants autant que le nombre de dossiers. Une équipe de trois ne va pas trois fois moins vite qu'une personne seule.
Nos injections API font déjà une bonne partie de ce travail, non ?
Elles font la saisie, et elles la font bien quand la donnée est complète. Elle l'est rarement : un poids qui manque, une origine absente, un code HS que le client n'envoie pas. Le programme se branche avant comme après : il complète ce qui manque à partir des documents du dossier, plutôt que de laisser le déclarant chercher la pièce lui-même.
Et il connaît l'historique de ce client. Une origine qui change, un HS inhabituel, une valeur hors de sa fourchette : l'écart est signalé pendant la préparation. Sans cet historique, il se découvre à l'envoi, devant la douane, et c'est là qu'il coûte.
Quelle est la prochaine étape ?
Deux appels. Au premier, court, vous nous confiez deux ou trois dossiers récurrents : ceux qui reviennent avec les mêmes fournisseurs et les mêmes documents. On règle le flux sur ces dossiers-là, en dehors de votre temps.
Au second appel, vous voyez le résultat sur vos propres documents : ce qui s'est rempli tout seul, ce qui est signalé comme douteux, ce qui reste à faire à la main. Vous repartez avec une idée précise de ce que votre semaine perd en saisie et en vérification, que la suite vous intéresse ou non.
CONTACTune démonstration
Commencez par les dossiers qui vous prennent le plus de temps.
Choisissez deux ou trois clients récurrents, avec des documents que vous traitez chaque semaine. Nous préparons la démonstration sur ces dossiers, pour que le résultat corresponde à votre travail réel.
Vous voyez les données extraites, leurs sources et les contrôles effectués. Nous mesurons ensemble le gain de temps et les points qui demandent encore une intervention.
Merci, votre demande est bien arrivée. Je vous réponds en personne, sous un jour ouvrable.
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Le contenu de ce site (textes, maquettes, code et signes distinctifs) est protégé. Les données affichées dans les captures et les maquettes sont fictives : aucun dossier client n'y figure.
Ce site présente un logiciel. Il ne constitue ni un conseil en douane, ni une offre contractuelle : les conditions d'un engagement figurent dans le contrat signé entre les parties. Ce site est publié en français, en anglais et en néerlandais ; en cas de divergence, la version française prévaut.
Politique IA
1. Ce que le système fait
Il lit les documents d'un dossier, en extrait des données, les confronte entre elles et prépare une déclaration. Il signale ce qui manque et ce qui ne concorde pas. L'extraction repose sur des moteurs déterministes propres à chaque type de document ; un traitement par intelligence artificielle n'intervient qu'aux étapes où il est activé explicitement, et jamais par défaut.
2. Ce qu’il ne fait pas
Il ne décide pas à votre place. Un envoi programmé repose sur une validation explicite et les règles que vous avez configurées ; il ne remplace pas cette validation.
3. Supervision humaine
Chaque déclaration est validée par un déclarant avant d'être transmise. La responsabilité de son contenu lui appartient et le programme est construit pour lui rendre le temps de la relire.
4. Traçabilité
Chaque valeur portée dans une déclaration garde la trace du document dont elle est tirée. Ce qui n'a pu être établi est présenté comme tel plutôt que comblé.
5. Apprentissage
L'affinage se fait sur vos propres flux, dans votre instance. Vos documents et vos données ne servent pas à améliorer le service d'un autre client et ne sont pas mutualisés.
6. Limites
Une valeur plausible mais erronée peut franchir les contrôles de forme. Le programme réduit le travail de saisie et de vérification matérielle ; il ne remplace pas le jugement du déclarant sur le classement, l'origine ou la valeur en douane.
7. Cadre réglementaire
Nous suivons l'évolution du règlement européen sur l'intelligence artificielle et des textes qui s'y rattachent, ainsi que les dispositions du RGPD relatives au traitement automatisé. Les obligations qui viendraient à s'appliquer au service seront mises en œuvre et cette page mise à jour. La qualification du service au regard de ce règlement est établie avec notre conseil et vous est communiquée sur demande.
Confidentialité du site et des démonstrations
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